POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

AVIS

En accédant au site internet, vous consentez à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels selon les conditions décrites dans la présente politique. Si vous ne consentez pas à ces termes, veuillez ne pas utiliser le site.

Gagnon Bujold notaires se réserve le droit de modifier la présente politique à son entière discrétion et à tout moment. Notamment afin d’améliorer votre expérience sur le site, de mettre à jour, de réviser ou d’autrement modifier cette politique. Vous serez informé des changements en consultant la date de la dernière mise à jour au début de la présente politique. Vous êtes responsables de visiter le site Internet afin d’y vérifier les changements.

Nous vous recommandons de prendre connaissance régulièrement de la dernière version de cette politique, afin de bien comprendre comment vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s’appliquera aux renseignements personnels collectés avant la date d’entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi qu’à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.

Préambule

La présente politique de confidentialité des renseignements personnels (ci-après : « la présente politique ») s’applique au site Internet de Gagnon Bujold notaires ainsi qu’à l’ensemble des informations confidentielles recueillies par l’Étude, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu’à toute autre loi ou tout autre règlement applicable.

Par la présente politique, Gagnon Bujold notaires a voulu décrire ses pratiques en matière de traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et leur conservation, par l’entremise de son site Internet ou par différents moyens de communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).

Gagnon Bujold notaires recueille, utilise, divulgue et conserve différents renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, tout en ayant à cœur la confidentialité de ces renseignements.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

L’expression « renseignements personnels » signifie tout renseignement qui, pris seul ou en combinaison avec d’autres, peut permettre d’identifier un individu.

Engagement général de l’Étude Gagnon Bujold notaires

Au sein de l’Étude Gagnon Bujold notaires, les activités sont fondées sur une relation étroite entre les notaires, le personnel de soutien, le cas échéant et les clients.

Gagnon Bujold notaires offre des services juridiques dans l’exécution desquels les clients confient des renseignements personnels confidentiels en toute confiance. 

Il est primordial pour Gagnon Bujold notaires de maintenir cette confiance et de confirmer sa détermination à préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de cette relation professionnelle ou d’affaires.

Engagement de Gagnon Bujold notaires à l’égard de la confidentialité 

Gagnon Bujold notaires se fait un devoir de respecter la vie privée. À cet égard, l’Étude prend tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des renseignements personnels qu’elle a en sa possession. 

En consultant ou en utilisant le site Internet de Gagnon Bujold notaires et en communiquant avec l’Étude, vous consentez à ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés conformément à la présente politique.  

Renseignements personnels recueillis 

Gagnon Bujold notaires est amenée à recueillir des renseignements personnels dans divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son site Internet.

Les renseignements personnels proviennent des informations qui sont fournies via des demandes de renseignements émanant de l’Étude Gagnon Bujold notaires, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme électronique notamment par une solution de partage de fichiers et de messagerie client sécurisée ou sous format papier.

Gagnon Bujold notaires collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. Elle ne recueille que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour lesquelles elles sont traitées. Plus particulièrement, elle recueille que les informations nécessaires pour exécuter les tâches pour lesquelles elle s’est engagée en matière de prestation de services juridiques.

Ces informations sont mises à jour lors des rencontres avec les notaires ou le personnel de l’Étude, le cas échéant, qui fournissent à Gagnon Bujold notaires les informations à actualiser, le cas échéant.

Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En général, ils ne peuvent être partagés sans le consentement de la personne en question.

Les renseignements personnels nécessaires à l’exécution du dossier sont recueillis. Ils ne sont utilisés que pour l’exécution du dossier, dans le respect du secret professionnel. Un consentement est obtenu à cet égard lors de l’ouverture du dossier.

Collecte des renseignements personnels 

Les renseignements personnels sont collectés de la manière suivante :

• Sous forme papier, dans les locaux de l’Étude 
• Sous forme numérique, stockées sur l’infrastructure infonuagique de l’Étude, chez son hébergeur d’infrastructure

Objectifs du traitement des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont recueillis en vue d’atteindre des objectifs clairs, explicites et légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons suivantes :

• Traitement de dossiers
• Traiter les candidatures pour des postes
• Répondre à des obligations légales ou réglementaires

Tout traitement de renseignements personnels est réalisé dans un but spécifique.

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont confidentiels et seuls les membres de l’Étude Gagnon Bujold notaires ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou d’inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu’à des tiers autorisés.

Les notaires et employés de Gagnon Bujold notaires sont autorisés à accéder aux renseignements personnels, et ils saisissent pleinement l’importance de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Dès l’entrée en service, les employés qui ne sont pas soumis au secret professionnel doivent signer un accord de confidentialité.

Gagnon Bujold notaires prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d’éviter toute altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers. 

Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n’existe pas de transmission ou de stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.

Collecte des renseignements personnels via le site Internet de Gagnon Bujold notaires

Il se peut que Gagnon Bujold notaires reçoive automatiquement certains renseignements lorsque vous interagissez avec le site Internet de l’Étude, les courriels ou tout autre outil de marketing en ligne. 

Gagnon Bujold notaires pourrait, par exemple, connaître :

• Le type de navigateur Internet ou de système d’exploitation que vous utilisez
• Votre adresse IP
• Les pages que vous visitez
• La date et l’heure auxquelles vous accédez à ces pages
• Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.   

La majorité des renseignements transmis automatiquement entre les ordinateurs ne permettent pas de vous identifier.

Si les paramètres de votre navigateur le permettent, Gagnon Bujold notaires peut aussi enregistrer certaines données sur votre ordinateur sous la forme de « témoins » (cookies) ou d’autres technologies de pistage ou de traçage. 

Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui permettent à Gagnon Bujold notaires de le reconnaître chaque fois que vous visitez le site Internet de l’Étude. Gagnon Bujold notaires peut aussi utiliser les témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous empêcher d’utiliser pleinement l’ensemble ou certaines des fonctionnalités du site Internet de l’Étude.

Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.

Lorsque vous interagissez avec Gagnon Bujold notaires, il peut vous arriver de transmettre à l’Étude des renseignements personnels, notamment, à l’aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par un autre moyen, par exemple :

• Vos renseignements d’identité (nom ou prénom)
• Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.)
• Vos renseignements relatifs à votre activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que l’Étude peut utiliser pour répondre à votre requête, gérer votre profil d’Étude sur le site Internet ou pour traiter toutes autres demandes d’informations, s’il y a lieu

Vous pouvez aussi transmettre à Gagnon Bujold notaires vos renseignements à des fins de recrutement, lorsque vous postulez sur un poste auprès de l’Étude. Dans ce cas, il vous sera demandé uniquement les renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et votre curriculum vitae). Vos renseignements seront conservés conformément aux politiques applicables aux employés de l’Étude. 

Seules les personnes autorisées au sein de l’Étude ont accès à ces renseignements.

Gagnon Bujold notaires ne collecte pas sciemment de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.

Liens externes

Le site internet de Gagnon Bujold notaires peut inclure des hyperliens vers d’autres sites Internet de tiers, lesquels sont indépendants du site internet de Gagnon Bujold notaires. Ces liens vous sont fournis uniquement à titre informatif ou par courtoisie. Gagnon Bujold notaires n’est pas responsable du contenu et des politiques de ces sites. Il est recommandé de prendre connaissance des politiques de ces sites avant de les utiliser. Notamment, toutes informations personnelles que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites seront sujettes à la politique de protection des renseignements personnels de ces derniers.

Conservation et destruction des renseignements personnels 

Vos renseignements personnels sont conservés uniquement pendant le temps nécessaire et conformément aux obligations légales de l’Étude, ceux-ci sont détruits ou encore dépersonnalisés, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes. 

Où conservons-nous vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont conservés soit physiquement dans votre dossier personnel, soit sur l’infrastructure infonuagique de Gagnon Bujold notaires, chez l’hébergeur d’infrastructure de l’Étude.

Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels 

Les clients ont la possibilité de recevoir à tout moment une copie de la présente politique ainsi que des procédures associées en accédant à la page sur le site Internet de l’Étude à l’adresse suivante www.gbnotaires.ca. 

En adressant une demande écrite à l’Étude située au 1175 avenue Lavigerie, bureau 430, Québec, Québec, G1V 4P1 ou en envoyant un courriel au responsable de la protection des renseignements personnels, Me Christine Gagnon, notaire au cgagnon@gbnotaires.ca. Gagnon Bujold notaires s’engage à répondre à vos demandes dans les meilleurs délais.

À tout moment, les clients de Gagnon Bujold notaires ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver la capacité à exécuter les tâches pour lesquelles les services de l’Étude sont sollicités.

Violation de la protection des renseignements personnels

Si Gagnon Bujold constate que les renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée, la présente politique sera révisée et les modifications nécessaires y seront apportées. Au besoin, la ou les personnes touchées et l’assureur de Gagnon Bujold notaires seront avisés.

Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant les procédures de protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès du responsable de la protection des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les détails pertinents. 

Ensuite, le responsable de la protection des renseignements personnels analysera les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux dispositions actuelles de la présente politique. 

Droit d’accès ou de rectification

Vous avez un droit d’accès ou de rectification de vos renseignements personnels. Si vous souhaitez avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous pouvez écrire à l’adresse suivante : cgagnon@gbnotaires.ca, à l’attention du responsable de la protection des renseignements personnels.

Questions ou commentaires et plaintes

Si vous souhaitez faire part de vos questions ou commentaires concernant la présente politique ou son application, veuillez écrire à l’adresse suivante : cgagnon@gbnotaires.ca.

Gagnon Bujold notaires s’engage à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires. 

Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d’accès à l’information du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/. Vous êtes invités toutefois à contacter d’abord le responsable de la protection de la confidentialité des renseignements personnels de l’Étude.

Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé s’applique à l’égard des renseignements personnels qu’une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers, peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont détenus.

Responsable de la confidentialité des renseignements personnels : 

Nom : Me Christine Gagnon, notaire

Fonction : notaire

Téléphone : 581-742-4212, poste 24

Adresse courriel : cgagnon@gbnotaires.ca